Ai đang chăm sóc website của bạn? Năm câu hỏi để biết câu trả lời
Phần lớn website doanh nghiệp nhỏ không hỏng vì làm dở, mà vì sau khi bàn giao không ai nhận việc chăm sóc. Người thiết kế đã xong hợp đồng, nhân viên kiêm nhiệm chuyển việc, chủ doanh nghiệp bận bán hàng. Vài tháng sau, bản cập nhật bảo mật bị bỏ qua, giá trên web đã cũ, biểu mẫu hỏng mà không ai biết. Năm câu hỏi dưới đây giúp bạn biết website của mình đang có người lo hay đang “mồ côi”, và nên giao việc cho ai.
Năm câu hỏi kiểm tra
1. Ai đứng tên và giữ quyền truy cập các tài khoản quan trọng?
Liệt kê và điền tên người, email, nơi lưu mật khẩu:
| Tài khoản | Ai đứng tên | Ai có quyền truy cập | Email nhận thông báo |
|---|---|---|---|
| Tên miền | |||
| Máy chủ (hosting) | |||
| Quản trị website | |||
| Google Search Console, công cụ đo lường | |||
| Google Business Profile | |||
| Email doanh nghiệp |
Nếu bất kỳ ô nào trống, hoặc là email cá nhân của một người có thể rời công ty, đó là rủi ro số một. Xem nhân viên phụ trách website nghỉ việc: bàn giao gì.
2. Ai cập nhật hệ thống và xử lý lỗi bảo mật?
Hệ thống quản trị, giao diện và plugin cần được cập nhật. Ai làm, bao lâu một lần, và ai sao lưu trước khi cập nhật? Nếu câu trả lời là “chắc là công ty hosting” hay “không biết”, website đang trông chờ may mắn. Xem cập nhật WordPress, plugin, giao diện mà không sập web.
3. Ai kiểm tra bản sao lưu có khôi phục được không?
Có sao lưu chưa đủ; phải thử khôi phục. Hỏi: bản sao lưu lưu ở đâu, bao lâu một lần, lần cuối ai thử khôi phục? Xem sao lưu website theo quy tắc 3-2-1.
4. Ai cập nhật nội dung và nhận tin nhắn từ biểu mẫu?
Giá, dịch vụ, giờ làm việc, ảnh, bài viết cần người giữ cho đúng. Biểu mẫu liên hệ gửi về hộp thư ai, người đó có đọc mỗi ngày không, thời gian trả lời cho khách là bao lâu?
5. Ai xem báo cáo hằng tháng và quyết định việc tiếp theo?
Có người xem số liên hệ, báo cáo Search Console, hồ sơ doanh nghiệp, và đưa ra việc cần làm cho tháng sau không? Nếu không, website chạy nhưng không cải thiện. Xem năm chỉ số đo lường SEO và GEO.
Dấu hiệu website “mồ côi”
- Lần cập nhật nội dung gần nhất đã hơn sáu tháng.
- Không ai nhớ mật khẩu quản trị, hoặc chỉ một người biết.
- Bản cập nhật hệ thống đang chờ nhiều tuần.
- Không biết lần cuối sao lưu là khi nào.
- Biểu mẫu gửi về email của người đã nghỉ.
- Thông tin liên hệ khác nhau giữa website, fanpage, Google.
- Không ai biết tên miền hết hạn khi nào.
Gặp ba dấu hiệu trở lên là lúc cần phân công ngay.
Các cách phân công, và khi nào hợp
| Cách | Hợp với | Cần lưu ý |
|---|---|---|
| Chủ doanh nghiệp tự làm | Website rất nhỏ, chủ có thời gian và kỹ năng | Dễ bỏ khi bận; cần lịch cố định |
| Nhân viên kiêm nhiệm | Có người ham học, thời gian rảnh | Cần đào tạo, tài liệu bàn giao, người dự phòng |
| Freelancer | Việc kỹ thuật hoặc nội dung theo đợt | Phụ thuộc một người; cần hợp đồng và bàn giao rõ |
| Đơn vị thiết kế đi kèm gói chăm sóc | Doanh nghiệp không có nhân sự web | Cần ghi rõ phạm vi, thời gian phản hồi, quyền sở hữu |
| Kết hợp: đơn vị lo kỹ thuật, doanh nghiệp lo nội dung | Phổ biến với doanh nghiệp nhỏ | Cần phân chia việc rõ để khỏi chồng chéo |
Dù chọn cách nào, mỗi đầu việc nên có một người chịu trách nhiệm chính và một người dự phòng.
Lập bảng phân công một trang
| Việc | Tần suất | Người chịu trách nhiệm | Người dự phòng |
|---|---|---|---|
| Cập nhật hệ thống, plugin, giao diện | Hằng tháng | ||
| Kiểm tra sao lưu | Hằng tháng | ||
| Kiểm tra biểu mẫu, nút gọi | Hằng tháng | ||
| Cập nhật giá, dịch vụ, giờ làm | Khi thay đổi | ||
| Đăng nội dung mới | Theo lịch | ||
| Báo cáo và quyết định tháng sau | Hằng tháng | ||
| Gia hạn tên miền, chứng chỉ | Hằng năm (nhắc trước 60 ngày) |
In bảng này ra, dán gần chỗ làm việc, và cập nhật khi có người đổi vị trí. Checklist chi tiết ở checklist chăm sóc website hằng tháng.
Chi phí của việc không chăm sóc
Không có con số chung, nhưng chuỗi hậu quả khá quen thuộc: khách thấy thông tin cũ và nghi ngờ, biểu mẫu hỏng làm mất khách mà không biết, lỗ hổng chưa vá khiến website bị hack, tên miền hết hạn khiến website biến mất. Xem website không ai quản trị: bảy rủi ro.
Khi nào nên thuê chăm sóc trọn gói?
- Bạn không có nhân sự hiểu website.
- Website là kênh nhận khách quan trọng.
- Bạn đã từng gặp sự cố hoặc để website cũ đi.
- Bạn muốn một đầu mối và cam kết phản hồi.
Khi chọn đơn vị, hãy hỏi những câu ở thuê chăm sóc website trọn gói: giao gì, nhận gì.
Câu hỏi thường gặp
Công ty hosting có chăm sóc website của tôi không?
Thông thường họ lo máy chủ chạy, không lo nội dung, plugin hay lỗi trong website của bạn. Hãy đọc kỹ hợp đồng để biết phạm vi.
Tôi nên dành bao nhiêu thời gian cho website mỗi tháng?
Tùy quy mô, nhưng ít nhất vài giờ cho việc kiểm tra và cập nhật. Nếu không có thời gian, hãy giao cho người khác.
Làm sao bảo đảm người chăm sóc không “giữ” website của tôi?
Giữ quyền sở hữu tên miền và tài khoản chính; yêu cầu bàn giao bằng văn bản; xem mười câu hỏi trước khi ký hợp đồng.
Website đang thiếu người chăm sóc? Với website do Bác Sĩ Web thiết kế, phần kỹ thuật (lưu trữ, bảo trì, bảo hành) nằm trong phí theo năm, còn gói chăm sóc website lo nội dung, SEO và báo cáo hằng tháng.